Van nieuwe beheerorganisatie tot PAS 55-certificaat

In december 2008 werd Bestuur Regio Utrecht (BRU), sinds 1 januari 2015 onderdeel van Provincie Utrecht, eigenaar van de Sneltram Utrecht-Nieuwegein/IJsselstein (SUNIJ). Deze sneltramverbinding is begin jaren 80 aangelegd om Utrecht te verbinden met de nabij liggende plaatsen Nieuwegein en IJsselstein.

Het tramsysteem in Utrecht bestaat uit 2 tramlijnen, 26 kilometer dubbelspoor (grotendeels op vrije baan), een vloot van 26 sneltrams, 25 tramhaltes/stations met bijbehorende haltevoorzieningen en een remise incl. werkplaats. Tot 2008 was de toenmalige vervoerder Connexxion eigenaar en beheerder van de tramhaltes, de remise en het rollend materieel. ProRail was gedelegeerd eigenaar en beheerder van de railinfrastructuur.

Utrecht is de enige van de 4 grote steden waar het openbaar vervoer wordt aanbesteed aan marktpartijen. Om voor het tramsysteem een level playing field te creëren heeft BRU in 2008 het eigenaarschap van het tramsysteem overgenomen. Andere redenen voor deze beslissing waren o.a. de aanschaf van extra trams voor spitsvervoer en het Rijksbeleid om het eigenaarschap van de regionale (tram)lijnen over te doen van Rijksoverheid naar regionale overheden.

Eigenaarschap van assets houdt ook beheerverantwoordelijkheid in. Eind 2008 is Diederik van Leeuwen vanuit IES aan de slag gegaan als interim manager Beheer & Onderhoud (asset management) om een assetmanagement organisatie van scratch af aan op te zetten en tevens per direct ook de dagelijkse operatie aan te sturen. BRU heeft ervoor gekozen om een lean & mean beheerorganisatie op te zetten op tactisch niveau omdat men voldoende sturing en controle wilde houden op dit voor BRU vrij precaire proces.

Het uitvoerend onderhoud is uitbesteed aan derden (dit is geen taak die binnen een beleidsorganisatie als BRU past), maar meer operationele beheeractiviteiten zoals bijv. toezicht en maintenance engineering, zijn eveneens uitbesteed aan derden. De asset manager rol is daarentegen sterk verankerd in de BRU organisatie. Tevens is de asset owner rol op beleidsniveau binnen BRU ondergebracht en zijn de rollen gedefinieerd en vastgelegd in een SLA. In de loop der jaren is veel achterstallig onderhoud weggewerkt, zijn vervangingsprojecten voor de railinfra uitgevoerd en is een project levensduurverlengend onderhoud voor het rollend materieel in gang gezet. In 2013 is het hele trambedrijf overgegaan naar een meer zelfstandig organisatieonderdeel, Regiotram Utrecht.

Vanaf het begin zijn de assetmanagement processen ingericht conform de PAS 55 standaard. Om de professionalisering een laatste boost te geven, is in 2012 een begin gemaakt met een certificeringstraject conform PAS 55. In de praktijk is een certificering vaak een goed middel om enige druk op de ketel te houden in verbetertrajecten; de dagelijkse operatie krijgt doorgaans al snel de overhand. BRU en IES hebben hiertoe een resultaatcontract afgesproken: op 31 december 2014 moest minimaal een voorlopige PAS 55 certificering zijn gerealiseerd. Vanaf 2012 is Josine Schmitz als projectleider PAS 55 aan de slag gegaan. Door middel van periodieke GAP-analyses is vastgesteld wat er nog moest gebeuren en is een implementatieplan met ongeveer 40 werkpakketten gemaakt. Elk werkpakket had een kartrekker en een proceseigenaar (een MT-lid). Heel veel werk is door medewerkers van BRU zelf verzet; enkele werkpakketten zijn door externen uitgevoerd.

De PAS 55 certificering is door Grontmij uitgevoerd, omdat zowel IES als BRU hiervoor een partij wilden die onafhankelijk was van het resultaatcontract tussen BRU en IES. De definitieve audit is in augustus/september 2014 uitgevoerd; de maanden daarna is gebruikt om nonconformities weg te werken en dat is gelukt! Op 11 december 2014 heeft Grontmij het PAS 55 certificaat tijdens een feestelijke bijeenkomst uitgereikt aan Arjan Gerritsen, de verantwoordelijke portefeuillehouder van BRU en aan Dick Jonkers, directeur Regiotram Utrecht. Er waren geen nonconformities dus RU is met vlag en wimpel geslaagd.

Met de certificering toont Regiotram Utrecht aan als Asset Manager in de volle breedte te voldoen aan de eisen die worden gesteld aan beheer en onderhoud, projectmanagement en bedrijfsvoering. Allereerst blijkt uit de certificering dat goed rekening gehouden wordt met de wensen en belangen van de reiziger, dat kennis en bedrijfsvoering adequaat geborgd is binnen het trambedrijf en dat kritische processen als veiligheid en risicobeheersing op orde zijn. het Beheer en onderhoud aan alle tramvoorzieningen is bovendien over de gehele levenscyclus kosteneffectief geregeld. Tenslotte stuurt de tramorganisatie op het vereiste prestatieniveau dat duidelijk en helder is gedefinieerd.

Regiotram Utrecht is het eerste trambedrijf in Nederland dat gecertificeerd is conform PAS 55. Zij kan zich met deze beoordeling meten met Network Rail (Britse Prorail), London Underground en de Road & Transport Authority in Dubai, niet de minste partijen in de railsector.

Daarmee kon Diederik en Josine eind december 2014 met een gerust hart afscheid nemen van BRU.