Voor organisaties die hun assets professioneel beheren, is certificering volgens ISO 55001 een belangrijke kwaliteitsmaatstaf. Het behalen van zo’n certificaat is één ding, het behouden ervan vraagt voortdurende aandacht. Dat bleek begin 2025 toen een grote publieke organisatie dreigde haar certificering te verliezen door een ontbrekende interne auditcyclus. IES Asset Management hielp om snel orde op zaken te stellen. Consultant Arjen van Bruchem vertelt hoe hij en zijn collega’s dat aanpakten.
De organisatie was al gecertificeerd volgens ISO 55001, de internationale norm voor assetmanagement. Bij een audit bleek echter dat een essentieel onderdeel van de norm niet afdoende was ingevuld: de interne auditfunctie. “Interne audits zijn een essentieel onderdeel van de verbetercyclus”, legt Arjen van Bruchem uit. “Daarmee controleer je of je assetmanagementsysteem werkt zoals bedoeld en waar je moet bijsturen.”
De organisatie had deze interne audits herhaaldelijk niet uitgevoerd. Daardoor ontstond een risico dat de certificering niet zou worden verlengd. De urgentie was groot, merkte Arjen. Zonder interne audit zou de certificering kunnen vervallen.
IES Asset Management werd gevraagd om snel een volledige interne audit uit te voeren. “Er was een harde deadline en de audit moest in korte tijd worden afgerond”, zegt Arjen. “We hebben snel geschakeld en de klant uit de brand kunnen helpen.”
Daarvoor werd de ISO-norm systematisch doorgelopen. Elk onderdeel van de norm werd beoordeeld op basis van documentatie en interviews met medewerkers.
Met een door IES ontwikkelde audittool was het mogelijk om per clausule – en zelfs per deel van de clausule van de norm – vast te leggen in hoeverre de organisatie voldeed aan de eisen. “We hebben een gestructureerde audittool gebouwd waarmee je per artikel kunt vastleggen waar de organisatie staat ten opzichte van de norm”, vertelt Arjen. “Zo krijg je een compleet beeld van de volwassenheid van het assetmanagementsysteem.”
De audit bestond uit documentanalyse en interviews met sleutelpersonen binnen de organisatie. Op basis daarvan werd een rapport opgesteld met bevindingen en verbeterpunten. Opvallend was dat de audit meer tekortkomingen aan het licht bracht dan vooraf was verwacht. Dat onderstreept volgens Arjen het belang van structurele interne controle.
Naast het uitvoeren van de audit gaf IES Asset Management ook advies over hoe de organisatie voortaan zelf de interne audits kan uitvoeren. “We hebben niet alleen de audit gedaan, maar ook de interne auditors begeleid, zodat ze dit in de toekomst zelfstandig kunnen uitvoeren.”
Volgens Arjen onderschatten organisaties wel vaker het belang van die interne audits. De focus ligt vaak op technische prestaties van assets, zoals beschikbaarheid en betrouwbaarheid, terwijl het managementsysteem (hoe doen we assetmanagement met elkaar?) zelf minder aandacht krijgt. “Veel organisaties meten wel de prestaties van hun assets, maar niet van hun assetmanagementsysteem”, zegt hij. “Terwijl juist dat systeem bepaalt hoe effectief je assets beheert.”
3 principes voor permanente verbetering met ISO 55001 Plan audits (intern en extern) consequent, voer ze uit en volg ze op met voldoende mandaat Stel niet alleen KPl’s vast voor de prestaties van assets maar ook voor het assetmanagementsysteem Leg zaken vast: assetrapportages, actie- en besluitenlijsten
Een belangrijke les uit het project was dat interne audits alleen effectief zijn als de resultaten serieus worden genomen, blikt Arjen terug. “De auditor moet mandaat hebben en de bevindingen moeten worden opgevolgd. Anders blijft het een papieren exercitie.”
Dat betekent dat auditresultaten moeten worden besproken op managementniveau en moeten leiden tot concrete verbetermaatregelen. Ook is het belangrijk om auditresultaten vast te leggen en op te volgen via actieplannen en managementreviews.
De ISO 55001 is net als andere kwaliteitsnormen gebaseerd op het principe van continue verbetering. Interne audits vormen een belangrijk onderdeel van deze cyclus. Door audits structureel uit te voeren en de resultaten te gebruiken, kunnen organisaties hun assetmanagement keer op keer versterken.
Dankzij de snelle audit en de daaropvolgende verbetermaatregelen kon de opdrachtgever zijn ISO-certificering veiligstellen. Het project laat zien dat certificering niet alleen een administratieve verplichting is, maar een continu proces dat actief moet worden onderhouden.
Volgens Arjen ligt daar een belangrijke uitdaging voor organisaties die hun assetmanagement willen professionaliseren. “Certificering is geen eindpunt”, zegt hij. “Het is een hulpmiddel om met de juiste auditprocessen en opvolging daarvan te blijven werken aan betrouwbaarder assetmanagement en betere prestaties van kritieke assets.
Principal Consultant
[email protected]