R&D-afdeling presteert beter dankzij Strategisch Asset Management Plan

Voor de R&D-afdeling van een innovatieve farmaceutische onderneming is IES Assetmanagement inmiddels al meerdere jaren vaste partner voor alle zaken die te maken hebben met het assetmanagement van de ontwikkelings- en testfaciliteiten.

“Het begon circa vijf jaar geleden met enkele losse opdrachten”, vertelt Kees Leijs. De Senior Consultant is het eerste aanspreekpunt namens IES. Hij werkt gemiddeld drie dagen per week voor de industriële onderneming – meestal op locatie bij de R&D-afdeling. Hij krijgt ondersteuning van twee IES-collega’s.

“Het ging in eerste instantie alleen om het end-of-life-beleid voor assets die worden gebruikt voor productontwikkeling. Tussendoor kwam ook nog een spoedproject toen het assetmanagement van een geheel vernieuwde fabriek moest worden overgedragen aan een andere afdeling. Dat hebben we toen ook begeleid.”

Na diverse losse opdrachten werd IES gevraagd om een Strategisch Asset Management Plan op te stellen.

Al snel bleek er behoefte aan een Strategisch Asset Management Plan. “Dat hebben we in overleg heel pragmatisch aangepakt”, aldus Kees. “We zijn eerst gaan kijken wat er op het gebied van assetmanagement ontbrak – en waaraan dus extra aandacht besteed zou moeten worden. Bij wat goed liep, was het vooral zaak om dat in stand te houden.”

“Dat Strategisch Asset Management Plan werd goedgekeurd en er kwamen diverse concrete, gewenste  activiteiten uit naar voren. Op basis daarvan kwam vanuit de opdrachtgever de wens om hen verder te begeleiden bij het optimaliseren van het assetmanagementsysteem.”

Dat was in 2022. Sindsdien zijn de verbeteringen stap voor stap ingevoerd. Kees: “Je kijkt steeds: wat is nu het belangrijkste? De ene keer is dat op het gebied van contractmanagement, de andere keer gaat het bijvoorbeeld om maintenance management.”

Door veranderende eisen werden de snelheid en kwaliteit bij de productontwikkeling steeds belangrijker.

De verantwoordelijke afdeling voor het beheer, onderhoud en de vervanging van de industriële high tech systemen en assets op de R&D-afdeling deed in feite altijd al aan assetmanagement, maar dan tegen lagere vereisten. “Dat had te maken met de R&D-setting”, geeft Kees als verklaring. “Het was vroeger iets minder belangrijk hoe snel de assets weer operationeel waren.”

De eisen veranderen echter en de time-to-market is steeds belangrijker geworden. “De setting is meer productiegericht en de lat ligt qua snelheid en kwaliteit hoger. Tegelijkertijd gelden wel strenge procedures en normen waaraan proefbatches moeten voldoen.”

Met een verbeterde documentatie en information management blijft de kennis over assetmanagement binnen de organisatie behouden.

De opdrachtgever is straks niet meer afhankelijk van IES. Een complicerende factor is dat de beschikbare personele capaciteit voor assetmanagement beperkt is. De focus ligt op R&D en doordat ook het assetmanagement  specialistisch werk is voor hoogopgeleide mensen, zijn er met enige regelmaat wijzigingen in het personeelsbestand. Daarom hebben we geadviseerd extra werk te maken van de documentatie en het informatiemanagement. Door wisseling van medewerkers is het vaak een uitdaging om genoeg tijd te reserveren voor een effectieve kennisoverdracht. Dat kun je ondervangen door goed georganiseerd informatie-management.

Dat is om nóg een reden wenselijk, maakt Kees duidelijk: “Het idee is dat wij onszelf overbodig maken. Dat wij niet meer nodig zijn voor het assetmanagement, maar dat de organisatie dat zelf beheerst.”

De volwassenheid op het gebied van assetmanagement is aantoonbaar vooruitgegaan.

Nu wordt gewerkt aan een verdiepingsslag. Dat moment nadert, want er is inmiddels veel bereikt. “Ik ben er trots op dat we een volledig assetmanagementsysteem hebben ingericht”, zegt Kees. “Toen we met het Strategisch Assetmanagement Plan begonnen, hebben we een gap-analyse gedaan om vast te stellen wat er nodig was. Daar kwamen zestien aspecten uit naar voren. Op al die aspecten zijn we aan de slag gegaan en hebben we processen en procedures opgeleverd, die zijn overgedragen aan de mensen en we hebben er een totaal assetmanagement systeem van gemaakt. Het is in feite een handboek. Heel praktisch en compleet. Met onder meer zeer werkbare modules voor contracten, riskmanagement en maintenance management.”

“We hebben de gap-analyse onlangs weer gedaan en die vergeleken met de oorspronkelijke gap-analyse. De volwassenheid van de organisatie was echt aantoonbaar met punten vooruitgegaan.”

Zo’n Strategisch Assetmanagement Plan gaat doorgaans circa drie jaar mee. Dit jaar is het tijd voor een update. “Daarbij maken we echt weer een verdiepingsslag en kijken we wat eventueel waardevolle toevoegingen zijn, zoals een paragraaf over duurzaamheid. Wat ik heel mooi vind, is dat de interne medewerker die mij in mijn assetmanagement  rol gaat opvolgen degene is die de kar trekt bij deze update. Die kennisoverdracht is dus geslaagd.”

“Tegelijkertijd ondersteunen we nog een aantal andere teams. Bijvoorbeeld bij het vervangingsplan waaraan wordt gewerkt en bij de implementatie van diverse procedures.” Op niet te lange termijn heeft de opdrachtgever IES waarschijnlijk niet meer nodig – al blijven Kees en zijn collega’s nog wel beschikbaar voor vragen en advies.