IES adviseert Eindhoven Airport hoe assetmanagement kan bijdragen aan ambities

“Eindhoven Airport heeft de ambitie om verder te verduurzamen en de kwaliteit van haar assets verder te verbeteren. Dat heeft gevolgen door de hele organisatie heen – zeker ook voor het assetmanagement.” Dat zegt Frank van Vugt van IES Asset Management, dat gevraagd werd te analyseren hoe de afdeling de hoeveelheid werk en de kwaliteit daarvan de komende jaren kan verbeteren. Frank en zijn collega’s leverden het advies plús een nieuw beleidskader eerder dit jaar op.

“De afdeling moet ervoor zorgen dat de assets betrouwbaar zijn en tijdens de levensduur hun kwaliteitsniveau behouden”, vertelt Frank. “Het was wenselijk om de activiteiten beter te kunnen plannen en onderbouwen. Daarbij helpt dan een praktisch beleidskader voor het uitvoeringsdeel en de dagelijkse activiteiten. Uiteraard passend binnen de financiële kaders van de OPEX- en de CAPEX-planning.”

Tegelijkertijd kreeg IES de vraag om te adviseren over de afdeling: hoe kan die worden voorbereid op de toekomstige taken? “Fit for purpose dus”, zegt Frank. “Daarvoor was het eerst nodig om vast te stellen waar ze nu staan en wat nodig is om te zorgen dat ze de juiste dingen doen om de strategie van Eindhoven Airport als geheel te ondersteunen. Daaruit volgen nog veel meer activiteiten, maar die waren geen onderdeel van deze opdracht.”

Bijzondere situatie

Die draaide om het opstellen van het beleidskader. Op de tweede luchthaven van Nederland is sprake van een bijzondere situatie. De start- en landingsbaan zijn eigendom van Defensie. Eindhoven Airport, is medegebruiker van het vliegveld en verantwoordelijk voor de operatie op het civiele platform. Tevens is Eindhoven Airport eigenaar van en verantwoordelijk voor de terminal, het voorterrein en de parkeerterreinen.

“Om de huidige situatie en positie van de afdeling te analyseren zijn er interviews gehouden met betrokkenen: Wat doen ze nu allemaal al. Hoe is de organisatie ingericht? Hoe zijn de verantwoordelijkheden belegd? En hoe past dat in de organisatie, ambities en taken waar Eindhoven Airport naartoe wil? Daar zit natuurlijk een gat tussen. Dus hebben we ook gekeken welke aanpassingen gewenst zijn.”

Nieuw beleidskader

Op basis van die gesprekken en analyses hebben Frank en zijn collega’s een voorzet gegeven voor het nieuwe beleidskader. “Vanuit onze kennis over assetmanagement en ervaring met luchthavens. Voor Eindhoven Airport was dit weliswaar onze eerste opdracht, maar we hebben de afgelopen jaren meerdere luchthavens geholpen, waaronder Schiphol.”

“Ook dat concept-beleidskader hebben we vooral samen mét de medewerkers van de Assetmanagent-afdeling gedaan. Met ook weer interviews door heel de organisatie om te toetsen: Zo kijken wij ernaar, hoe zien jullie dat? Hoe past dat binnen de luchthaven? We komen niet als buitenstaander even vertellen hoe wij vinden dat het moet… Het is echt een gezamenlijk verhaal.”

Uit het beleidskader volgde een overzicht met activiteiten die met de diverse assets gemoeid zijn. De tijdshorizon daarvoor is vijf jaar. “We hebben dat zo in lijn gebracht dat ze dat de komende jaren op een heel transparante wijze kunnen invoeren.”

Duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden

Het gaat met name om verbetering van de interne organisatie en communicatie. Frank: “Vooral een goede definitie van de rollen en verantwoordelijkheden. Dat kon helderder. Er waren ook wat overlappingen in die rollen en sommige mensen hadden wel erg veel op hun bordje. Dus hebben we geadviseerd wat zaken te scheiden en splitsen. Zodat je de juiste dingen kunt doen, op een goede manier en met een betere planning.”

Ook contractmanagement kwam aan bod. “Veel taken, zoals schoonmaak en onderhoud, zijn uitbesteed op de luchthaven”, legt Frank uit. “Het beleidskader geeft ook aan hoe daarmee in de toekomst zou moeten worden omgegaan om ervoor te zorgen dat de organisatie meer regie krijgt over de partijen waarmee wordt samengewerkt.”