IES helpt Eneco Heat Generation & Industrials bij opzetten van nieuwe structuur assetmanagement-rollen

Na een herstructurering bij Eneco Heat Generation & Industrials grepen de afdelingen die zich met assetmanagement, beheer en onderhoud bezighouden de situatie aan om de rollen, taken en bevoegdheden opnieuw te definiëren. Hiervoor klopte Eneco aan bij IES voor hulp en begeleiding bij dat proces. Rychard de Jong, teamleider Heat Assetmanagement, vertelt welke keuzes hij en zijn collega’s hebben gemaakt, wat dat heeft opgeleverd en hoe IES daarbij heeft geholpen.

Bij Eneco kenden ze IES al, vertelt Rychard de Jong. “Van de trainingen voor de ISO 55001-norm voor assetmanagement. Mijn collega’s hadden een aantal jaar terug al het volledige programma gevolgd en in 2021 heb ik aan IES gevraagd of ze voor mijn volledige team een aangepaste light-versie daarvan konden maken en geven. Zodat we samen die norm eens goed konden ‘doorleven’. Diederik van Leeuwen gaf die sessies, en dat is toen heel goed bevallen.”

Productielocaties

Het was dus logisch dat Eneco in de zomer van 2022 IES om advies vroeg, na een herstructurering van de asset-organisatie. Die had ook gevolgen voor de afdelingen die bij de Warmte-assets betrokken zijn. Het ging om de circa 75 productielocaties voor warmte.

“We hebben gekozen voor een andere indeling en een verdeling van de rollen van Asset Owner, Asset Manager, Service Provider en Asset User”, aldus Rychard. “We wilden helder krijgen welke rollen en taken dan bij welke afdeling liggen en we konden hulp gebruiken bij de inrichting daarvan. Ook om weer goed aan te sluiten bij de ISO-norm. Daar zijn we immers voor gecertificeerd; dan moet het wel allemaal kloppen.”

Passend model kiezen

Eneco deed dat traject zelf, had daarvoor ook voldoende kennis en capaciteit in huis. Voor onafhankelijke expertise en procesbegeleiding koos men voor ondersteuning door de IES-specialisten. Naast Diederik was dat Annemarie Kin. “We zijn gaan inventariseren welke taken en verantwoordelijkheden er zijn en op welke plekken binnen de organisatie die logisch zijn. IES heeft een template voor een basisstructuur voor de assetmanagement-rollen geleverd die we hebben ingevuld. Daarnaast heeft IES de uitkomsten daarvan geëvalueerd en geholpen bij het kiezen van een structuur die het beste bij onze organisatie en manier van werken past.”

“Op die manier zijn we erin geslaagd voor uniformiteit te zorgen. Elke afdeling heeft nu eenzelfde opzet voor de structuur”, vat Rychard samen. “Dat maakt dat voor iedereen duidelijk is hoe we werken en wie wat doet.”

“Daar waren we naar op zoek, aangezien door de herstructurering een aantal verantwoordelijkheden waren verschoven. We hebben nu heel duidelijk onderscheid tussen de taken en verantwoordelijkheden van de Asset Owner en Asset Manager enerzijds en de Asset Users en Service Providers anderzijds.”

Logische taakverdeling

De doorlooptijd van het proces was ongeveer een half jaar. In februari 2023 is het uitgewerkte model door het management goedgekeurd. Het ging in een positieve sfeer, blikt Rychard terug. “Al pratende kwamen we er vaak achter dat we in feite heel veel dingen al hetzelfde aanpakten.”

“Soms was de beleving van collega’s enigszins anders. Dan was de second opinion van Diederik en Annemarie nuttig om samen te achterhalen wat een logische taakverdeling zou zijn. Om bijvoorbeeld te voorkomen dat een Service Provider te veel verantwoordelijkheid neemt of krijgt, of dat een Asset Manager te diep op de inhoud gaat. Vanuit hun betrokkenheid zie je nog nogal eens dat mensen geneigd zijn te veel te doen. Met de beste bedoelingen dus.”

Duidelijkheid en rust

Rychard en zijn collega’s zijn blij met de nieuwe opzet van de structuur van de rollen: “De duidelijkheid geeft rust in de organisatie. Dat is des te wenselijker aangezien we door de energietransitie enorme uitdagingen hebben, die we met inzet van iedereen moeten aanpakken. De rust geeft ook ruimte om te werken aan beleid en assetmanagement op middellange termijn. 2035 is een belangrijk jaar, dat is al over twaalf jaar. Veel van onze assets gaan dertig tot vijftig jaar mee…”