Informatiemanagement HTM Infra op ISO 55000 certificeringsniveau

HTM

HTM is het openbaar vervoerbedrijf voor de regio Den Haag met als missie om reizigers veilig, betrouwbaar en comfortabel te vervoeren.Er werken ongeveer 2000 medewerkers. De  dienstverlening van HTM is afhankelijk van een goed functionerende infrastructuur. Het bedrijfsonderdeel HTM techniek, waaronder HTM infra valt, is de opdrachtgever voor deze opdracht. De afgelopen jaren zijn duizenden documenten op verschillende netwerkschijven in de organisatie  opgeslagen en nog eens op meerdere plekken. Daarnaast heeft niet iedereen altijd toegang tot de meest recente informatie over alles rondom de assets. Dat leidt tot inefficiënte, onduidelijkheid over welke gegevens actueel zijn en moeilijk te traceren informatie. IES Asset Management (IES) is gevraagd het informatiebeheer naar een ISO 55000 certificeringsniveau te brengen.

Bron: HTM

Opdracht

IES voerde al eerder een opdracht uit voor de afdeling HTM Voertuigen. Die veranderslag wordt nu doorgetrokken en ingevoerd bij HTM Infra. Om vanuit een centraal punt te gaan werken, is een organisatieomslag nodig, een inrichting van het informatiesysteem SharePoint en dat gepaard met een planmatige aanpak. Er zijn drie randvoorwaarden: focus op HTM infra, eerst een werkende pilot-omgeving realiseren met daarbij de Infra disciplines meenemen in het proces en inrichten van SharePoint in samenwerking met functioneel beheerder. IES zorgt ook voor de coaching en begeleiding van de functioneel beheerder. Het traject Is uiteindelijk in een doorlooptijd van ruim een half jaar afgerond, waarbij meer is opgeleverd dan oorspronkelijk was gevraagd.

Resultaat

• Efficiëntie is toegenomen door centralisering en koppeling van documenten aan assets
• Actualiteit en betrouwbaarheid van de documenten geborgd
• Documenten kunnen eenvoudig gedeeld en gevolgd worden
• Meerdere personen kunnen tegelijk aan een document werken
• Tijdbesparing door werkstromen te structureren
• Betrokkenheid werknemers is toegenomen en nieuwe werkwijze wordt gehanteerd
• Inhoudelijke kwaliteit van documenten is verbeterd
• Overlegstructuren zijn afgestemd en vastgelegd
• Optimalisatie assetdecompositie HTM Infra
• Koppelen van andere gebruikte systemen aan SharePoint

Aanpak

Allereerst is de huidige situatie geanalyseerd. Vervolgens is met verschillende mensen binnen HTM Infra het raamwerk opgesteld. Dit is de nieuwe structuur geworden voor de inrichting van SharePoint voor HTM Infra. Vanuit dit raamwerk is vervolgens een pilot gekozen om bij succes de rest van het raamwerk uit te werken. Voor de inrichting heeft IES een model implementatie documentmanagementsysteem gemaakt. De uitrol vindt nu plaats bij de andere disciplines aan de hand van een informatie-strategieplan dat door IES opgesteld is. Dit is tevens een houvast voor de informatiebeheerder voor de komende jaren. Aanvullend is een roadmap geïntroduceerd, waarin activiteiten voor het informatiebeheer zijn uitgesplitst per kwartaal.