Succesvol inrichten DMS in 6 stappen

Steeds meer assetmanagementorganisaties gaan over van het werken op een netwerkschijf naar het werken op een gecentraliseerd informatie- en documentmanagementsysteem, waarbij iedereen altijd toegang heeft tot de meest recente assetmanagementinformatie. Een documentmanagementsysteem (DMS) wordt steeds belangrijker voor organisaties, omdat de hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit en groeit. Met een DMS blijft deze informatie goed toegankelijk, eenduidig en kunnen er autorisaties aan worden gekoppeld. Het risico van mogelijk gebruik van verkeerde, gedateerde assetmanagementinformatie bij belangrijke besluiten wordt hiermee aanzienlijk verminderd.

 IES-methodiek voor implementatie DMS

Het implementatietraject van een DMS kan een grote impact hebben op een organisatie. Het is daarom belangrijk dat een organisatie goed voorbereid aan de slag gaat en dat alle gebruikers die met het systeem gaan werken betrokken worden. IES heeft een methodiek ontwikkeld om houvast te bieden tijdens zulke implementatietrajecten bij organisaties, genaamd: Model implementatie documentmanagementsysteem, zie onderstaande figuur.

Stap 1: Opstellen conceptstructuur voor indeling netwerkschijf

Te beginnen met de verkenningsfase. Hierbij kunnen vragen gesteld worden als:

• Welke soorten documenten kunnen we onderscheiden ?
• Bij welke afdelingen of werkzaamheden horen welke documenten ?
• Welke documenten zijn dubbel ?
• Welke documenten gebruiken we niet meer ?

Antwoorden op deze vragen zorgen ervoor dat de documentatie gefilterd en gesorteerd kan worden. De ervaring leert om dit samen met alle documenteigenaren te doen, zodat er eenduidigheid is over de documentstructuur.

Stap 2: Overhevelen documenten netwerkschijf naar conceptstructuur

Zodra een structuur is vastgelegd, is het handig om op de netwerkschijf zelf deze structuur tijdelijk na te bootsen, zodat de documenten in deze structuur geplaatst kunnen worden.

Stap 3: Keuze definitieve documentstructuur

Bij het plaatsen van de documenten in de conceptstructuur blijven er vaak documenten over die nergens passen. Daardoor komen we tot nieuwe inzichten en wordt de conceptstructuur omgezet naar een definitieve structuur. Deze stap vergt een zorgvuldige uitvoering, omdat deze definitieve structuur de basis vormt voor de indeling in het DMS.

Stap 4: Inrichten DMS

Volgens de definitieve structuur maken we bibliotheken aan in het DMS. Voor elke bibliotheek maken we een specificatie: Welke documenteigenschappen (metadata) kennen we toe aan de documenten in de bibliotheek? Deze ‘tags’, zoals auteur, datum, status, omschrijvingen worden aan documenten gehangen. Dit vergt veel input van de medewerkers en is niet zo eenvoudig als het klinkt. Vervolgens moeten ontwerpkeuzes gemaakt worden zoals weergaven en eventuele werkstromen. Daarnaast moeten voor elke bibliotheek de juiste rechten toegekend worden aan de medewerkers.

Stap 5: Importeren documenten

Wanneer de werkomgevingen in het DMS ingericht zijn, kunnen de geselecteerde documenten (stap 3) overgeheveld worden naar het DMS. Het is aan te raden om dit geleidelijk te doen, zodat de juiste metadata aan de geïmporteerde documenten gekoppeld kan worden.

Stap 6: Verwijderen/archiveren documenten netwerkschijf

Wat vaak wordt vergeten tijdens het implementatietraject van het DMS, is het verwijderen van documenten op de netwerkschijf. Het gaat zowel om de weggefilterde documenten (stap 1) als de verzamelde documenten in de definitieve structuur (stap 3). Als dit niet gebeurt, blijven veel medewerkers gewoon werken op de netwerkschijf en dat was nu juist niet de bedoeling! De ervaring leert dat het zinvol is om medewerkers hierin scherp te houden. Bovendien is het mogelijk om documenten te archiveren in het DMS.

Implementatietraject DMS door IES laten begeleiden?

Wij van IES hebben ruime ervaring met het opzetten en inrichten van informatie- en documentmanagementsystemen voor assetmanagementinformatie. Ondertussen kennen we de valkuilen en de verschillende oplossingen. Die ervaring en onze pragmatische instelling zorgen ervoor dat we op effectief en efficiënt een implementatie van een DMS kunnen realiseren die bij jou past én het gewenste resultaat oplevert!

Wij kunnen verschillende rollen invullen tijdens het implementatietraject. Wij kunnen voor een organisatie de daadwerkelijke uitwerking voor ons rekening nemen, maar we kunnen ook enkel faciliteren. In het laatste geval richten we ons op het proces, de aanpak en het inhoudelijke advies bij de uitvoering en de rest doet de organisatie zelf.

Onze tip: begin met een pilot. Door in de pilot de toegevoegde waarde van het DMS voor assetmanagementinformatie aan te tonen, ontstaat draagvlak in de organisatie. Vervolgens breidt zich dit vanzelf uit als een olievlek. Wij zorgen ervoor dat voor iedereen de noodzaak en urgentie helder is en dat alle gebruikers betrokken worden tijdens het traject. Bovendien kunnen de gebruikers uit alle organisatielagen rekenen op een training en instructies om bekend te raken met de nieuwe manier van werken.