Assetmanagement optimaliseren in tijden van het coronavirus? 5 Tips!

Het zijn bijzondere tijden. Het coronavirus heeft Nederland, wat heet, de wereld in haar greep en voorlopig zijn we er nog niet vanaf. Het kabinet heeft ingrijpende maatregelen genomen met als doel de druk op de zorg te spreiden om de gevolgen enigszins beheersbaar te houden. De maatregelen raken ons allemaal. Winkels dicht, deurbeleid, fabrieken die hun productie terugschroeven of zelfs dicht gaan. Verplicht thuiswerken voor veel mensen. En veel onzekerheid. Hoe lang gaat dit nog duren? Heb ik straks nog wel werk? Welke gevolgen heeft dit voor de langere termijn. Komen we dit nog wel te boven?

De corona aanpak van IES samen met haar opdrachtgevers

Wij merken het bij IES uiteraard ook. Ons kantoor draait ook op halve kracht; sengineers die normaalgesproken bij onze opdrachtgevers op kantoor of on-site werken, volgen de gedragslijn van die opdrachtgever en werken daardoor vaak thuis. Nieuwe opdrachten gaan wel door, maar soms met vertraging. Trainingen worden soms uitgesteld, soms in de vorm van een livestream voortgezet. Gelukkig werkten we binnen IES en ook met veel van onze opdrachtgevers al met Microsoft Teams te werken. En we merken ook dat we er nog efficiënter in worden. Dus wat dat betreft was de omschakeling niet eens zo heel groot. Maar ja, als sengineers vinden wij menselijk contact heel belangrijk (dat is zelfs een drijvende kracht achter assetmanagement) en contact via telefoon en online vergaderen met Skype, Teams of Zoom is toch niet hetzelfde als elkaar ‘live’ zien en spreken. Niemand die op dit moment weet hoe lang dit allemaal gaat duren. Die onzekerheid is misschien wel het vervelendste voor iedereen.

Maar wat betekent het coronavirus voor jou als assetmanager?

Het coronavirus heeft veel invloed op jou als asset manager. Mooie projecten op het gebied van assetmanagement waar je in je organisatie mee bezig was dreigen van het ene op het andere moment in een soort niemandsland verzeild te raken, omdat de aandacht er even niet meer is. Het wordt soms moeilijk om een reeks workshops die je had gepland doorgang te laten vinden. Groepstrainingen bij elkaar in een ruimte mogen niet meer. Thuis heb je niet altijd de beschikking over de informatie en dossiers waar je mee bezig was of de tools die je nodig hebt om bepaalde analyses te kunnen doen. Echter, de assets waar je verantwoordelijk voor bent zijn er nog steeds en vragen dus ook dezelfde aandacht. Dus wat te doen?

5 tips om in tijden van het coronavirus toch met assetmanagement een stapje verder te komen en de beschikbare tijd zo goed mogelijk te besteden!

Tip 1          Werk aan je assetmanagement strategie en plannen

Gebruik de thuiswerktijd om juist nu in relatieve rust te werken aan strategie en planvorming.
Met de benen op tafel uit het raam staren en nadenken over wat je wilt met je afdeling of de asset portfolio waar je verantwoordelijk voor bent. Juist nu heb je tijd om te werken aan het blokje ‘Strategie & planning’ uit het ‘Asset Management Conceptual Model’ van het Institute of Asset Management (IAM).

IAM Landscape model                                                                      Bron: “Asset Management, An Anatomy” v3, IAM, 2014

Asset Management Conceptual Model

Het ‘Asset Management Conceptual Model’ is een kapstok waarmee je de samenhang tussen relevante assetmanagement processen en activiteiten kunt benoemen. Het model, samen met 39 onderliggende best practices helpt je om als organisatie op hoofdlijnen vast te leggen hoe je assetmanagement in jouw organisatie kunt inrichten. En het uit te leggen aan medewerkers en stakeholders.

Strategie en planvorming

In het blokje “Strategie & planning” bepaal je op basis van het strategisch plan van je organisatie, de strategische doelstellingen voor assetmanagement. Wat willen we met assetmanagement bereiken, hoe past dit bij de verwachte ontwikkelingen van het asset portfolio (nu en straks), waarom is dat allemaal zo belangrijk en urgent, welke organisatiedoelen ondersteunen we hierbij en wanneer moet het klaar zijn? En wat zijn onze onderliggende principes en uitgangspunten? Voor assetmanagement belangrijke documenten als het ‘Strategisch Asset Management Plan’ (SAMP) en de onderliggende ‘Asset Management Plannen’ (AMP) voor delen van het areaal, maar ook het ‘Asset Management Beleid’ (de onderliggende principes en uitgangspunten) vinden we hier. Uiteraard is het geheel in lijn met de corporate strategie van de organisatie, de welbekende line of sight.

Juist nu!

Juist nu heb je mogelijk tijd om eens na te denken over wat je met het portfolio wilt, om nu eindelijk het AMP voor je portfolio op te stellen of te evalueren. Om met elkaar het SAMP te verbeteren of aan te vullen. Overleggen met je collega’s kan gewoon met online vergaderen en als je Sharepoint, Teams, Dropbox of Google Docs gebruikt kun je ook samen werken in een document. Online zijn er ook heel veel goede voorbeelden te vinden van templates die je bij het opstellen van dit soort plannen kunt gebruiken.

Verder is het zo dat het coronavirus en de verdere doorwerking daarvan de komende maanden best een significante impact op de productie of operatie zou kunnen hebben. Misschien nu al. Denk aan het afschalen of zelfs tijdelijk stilzetten van een productielijn, wat meteen een goede reden is om je AMP voor je portfolio weer eens tegen het licht te houden.

Tip 2          Gebruik livestream voor trainingen en workshops

Trainingen en workshops kenmerken zich doorgaans door overdracht van kennis of het leren van vaardigheden, veel interactie in groepen, van elkaar leren en elkaar stimuleren. De trainer voor de groep draagt kennis over, faciliteert, stimuleert en inspireert.

Assetmanagement trainingen en workshops zijn vaak gericht op het overdragen van kennis, zodat we dezelfde taal gaan spreken en meer inzicht krijgen in hoe assetmanagement in elkaar zit. En wat dit voor jou als medewerker betekent, hoe jij hier aan kunt bijdragen vanuit jouw rol. Trainingen en workshops zijn dan ook vaak onderdeel van een groter geheel: de implementatie van assetmanagement of de verbetering daarvan. Groepsvorming, elkaar beter leren kennen. Beïnvloeding van gedrag. Leren in je nieuwe rol van asset manager.

Als trainingen niet kunnen doorgaan door het coronavirus, is dat eigenlijk heel vervelend. Want het vertraagt dan de implementatie of verbetering van assetmanagement. Misschien verlies je daarmee ook momentum. Dat is natuurlijk voor iedere organisatie anders.

Maar er is hoop. Je kunt online vergadertools als Teams en Zoom, de livestream functionaliteit van Teams of bijvoorbeeld online leermethoden als e-learning inzetten als alternatief.

Online vergadertools voor live interactie in klein groepsverband

Met online vergadertools kun je in relatief kleine groepen met een bepaald onderwerp aan de gang met behoud van ‘live’ interactie. Je kunt aparte vergaderingen of kanalen maken voor werkgroepjes die tijdens de training een opdracht uitwerken en dit weer laten presenteren in de basisvergadering of -kanaal waar iedereen bij elkaar komt. Afhankelijk van de kwaliteit van de internetverbinding is het soms wel wenselijk om alleen het camerabeeld van de trainer aan te zetten. Chatfunctionaliteit kan worden gebruikt om vragen te stellen. Een moderator naast de trainer kan soms handig zijn om het geheel in goede banen te leiden. Het is soms wat behelpen, maar op zichzelf is er goede interactie met elkaar mogelijk.

E-learnings om individueel kennis op te doen

E-learning is handiger om individueel te leren en dus met name geschikt voor kennisoverdracht. Theorie, opdrachten, video’s, podcasts, vragen stellen; heel veel is mogelijk. Zeker als alternatief voor een klassikale basistraining is dit goed in te zetten. En als je het combineert met een fysieke klassikale terugkomdag op een moment na coronatijd (of online vergaderbijeenkomsten tijdens de e-learning periode) is er ook interactie met mede cursisten mogelijk. Voordeel van e-learning is ook nog dat de deelnemers dit (binnen grenzen) zelf in kunnen plannen en dus kunnen doen op momenten dat het hun uitkomt.

Livestream training voor grote groepen

Livestream training is meer geschikt voor grotere groepen. Je kijkt als deelnemer dan meestal naar een presentatie en de spreker tegelijk in beeld, die ‘live’ wordt uitgezonden in bijv. Teams of Zoom. Deelnemers kunnen alleen vragen stellen via de chat; een moderator houdt de vragen van deelnemers in de gaten en breekt in op het moment dat dit kan of nodig is, waarna de trainer de vraag ‘live’ kan beantwoorden. Er zit doorgaans wel 10-20 seconden vertraging op de lijn, daar moet je even aan wennen. Livestream training is wat meer zenden en wat minder interactief, maar voor sommige onderwerpen is dat prima. Meestal kun je de livestream ook opnemen, zodat deelnemers nog eens terug kunnen kijken wat er gezegd is of de training op een later moment kunnen bekijken.

De voordelen van ‘live’ groepstraining

Natuurlijk kunnen deze methoden een ‘live’ groepstraining niet vervangen, het blijft toch ‘second best’ en je mist als het ware de zweetlucht en spanning in de circuspiste. Dus wij kunnen ons voorstellen dat je nieuw te starten trainingen en opleidingen misschien liever uitstelt. Maar ja, voor hoe lang? En wat doe je met reeds lopende trainingsprogramma’s? Als je een lopend trainingsprogramma nu in verband met corona halverwege stopt en het bijvoorbeeld 6 maanden later weer oppakt, kun je beter helemaal opnieuw beginnen. Juist voor lopende trainingsprogramma’s is doorgaan (maar dan met online vormen) in plaats van stoppen en uitstellen misschien een beter alternatief.

Tip 3 Haal projecten naar voren. Juist nu is er tijd.

Op 25 maart maakte ProRail bekend (bron: SpoorPro) dat Strukton Rail begin april vervroegd gaat beginnen met het vernieuwen van het spoor in de Schipholtunnel. Omdat er door het coronavirus veel minder treinen rijden, zijn er nu veel meer mogelijkheden om deze vervangingswerkzaamheden uit te voeren. En mogelijk niet gespreid en opgeknipt uitvoeren wat de bedoeling was, maar gewoon in een keer. Dat scheelt ook weer geld. ProRail kondigde meteen aan om te onderzoeken of er eventueel nog meer onderhoudsprojecten naar voren gehaald zouden kunnen worden, want mogelijk zijn er nog meer kansen.

Een mooi voorbeeld van “elk nadeel heb zijn voordeel”. Gebruik maken van het moment. Met grote nieuwbouwprojecten of shutdowns zal dat meestal niet gaan, omdat die veel te veel voorbereiding vergen en qua omvang veel groter zijn. En daarom dus niet zomaar naar voren kunnen worden gehaald. Bovendien zit je met teveel mensen op een kluitje. Maar met onderhoudsprojecten zijn er meer mogelijkheden. Kleinere, reeds geplande modificaties. Of kleine stops.

Aandacht voor beschikbare capaciteit

Een aandachtspunt is mogelijk beschikbare capaciteit. Maar in deze onzekere tijden vallen ook allerlei werkzaamheden uit of worden uitgesteld. En komt er mogelijk capaciteit vrij die door de service provider graag zal worden ingezet op een andere klus. Logistiek (denk aan benodigde reserve onderdelen, materialen, specifieke services) is altijd al een puzzel, maar vraagt door het naar voren halen mogelijk nog meer aandacht. En wat is de impact op het reguliere onderhoud? En het faalgedrag? Biedt het naar voren halen van projecten mogelijkheden om het reguliere onderhoud hier en daar juist wat te temporiseren? Met andere woorden: een kritische blik op het onderhoudsconcept hoort er dan ook even bij.

Naar voren halen van onderhoudswerkzaamheden vraagt om creativiteit en snel schakelen van je medewerkers, de service provider en eventuele andere contractors. Met aandacht voor het borgen van de veiligheid en efficiency. Maar de richtlijnen van het RIVM geven ruimte om dit soort onderhoudswerkzaamheden te kunnen doen. Met inachtneming van de richtlijnen kun je uiteindelijk toch meer doen dan je wellicht voor mogelijk houdt.

Tip 4          Maintenance engineering? Eindelijk tijd voor!

Thuis werken op afstand is nu de lijn. Voor de komende weken, misschien nog wel maanden. En dat zou voor de maintenance engineer paradoxaal misschien wel eens een geschenk uit de hemel kunnen zijn.

Waarom?

Je wordt minder lastig gevallen door operationeel gedoe. Want je bent niet direct beschikbaar op de werkplek voor een snelle vraag, een probleempje buiten, een monteur die niet verder kan met zijn onderhoudsbeurt. De dagelijkse dingen die je doorgaans continu van je eigenlijke werk als maintenance engineer afhouden: maintenance engineeren. Soms tot je eigen frustratie. Maar vaak laten we ons ook verleiden tot het betere brandenbluswerk. Problemen oplossen. Die collega even snel helpen. Allemaal heel nobel, maar het gevolg is wel dat we doorlopend aan het rennen zijn. En nergens meer tijd voor hebben. Niks voorkomen, alleen maar genezen. Of iets dat daar op lijkt.

Maar wat is dat dan precies, maintenance engineeren?

Nou, maintenance engineering is een storingsanalyse maken van een veelvoorkomend, terugkerend probleem. Data analyseren om op basis daarvan inzicht te krijgen in het faalgedrag van een asset. En die informatie gebruiken om met behulp van een FMECA voor kritieke installaties een effectief onderhoudsconcept op te stellen. Zodat het juiste onderhoud op het juiste moment gebeurt. Of het bestaande onderhoudsconcept evalueren aan de hand van het storingsgedrag van de asset. Of de onderhoudsconcepten nu eens goed koppelen aan de werkorders, onderhoudsplanning en meerjarenonderhoudsplanning.

Kan dat op afstand? Jazeker! Beter zelfs. Het enige dat je nodig hebt is directe toegang tot data vanaf je werkplek. Of de data op een of andere manier verkrijgen via een collega die wel on-site is en die je de gegevens kan sturen in een bewerkbaar format. En met online vergadertools kun je ook met je collega’s aan de slag. Een gezamenlijke FMECA sessie in Teams gaat prima.

Eindelijk tijd voor het echte werk. Yes!

Tip 5          Maak een verbeterplan voor straks

Nu is het tijd om een verbeterplan voor assetmanagement te maken. In de relatieve rust in de thuiswerkomgeving kun je de tijd vinden om na te denken over waar je met je assetmanagement organisatie over enkele jaren zou willen staan. Wat kan of moet er beter. En waarom? De doelen voor assetmanagement hangen vaak aan thema’s die voor de organisatie van belang zijn. Zoals betrouwbaar. Veilig. Goed huisvaderschap. Duurzaam. En doelen leiden tot acties, want om de doelen te realiseren zijn samenhangende acties noodzakelijk.

Creëer inzicht in het volwassenheidsniveau van je assetmanagement organisatie en processen

Om de juiste doelen en met name de daaraan gerelateerde acties te vinden moet je eerst weten waar je met je assetmanagement organisatie en processen staat. Waar sta je op de volwassenheidsladder ten opzichte van bewezen referentiekaders zoals bijv. ISO 55001. Hoe kom je daar achter?

  • Doe een quickscan. Wij hebben op onze website hier een gratis tool voor. De belangrijkste aspecten van ISO 55001 dekken we daarmee af, maar de quickscan is niet volledig natuurlijk. Met een eerste indruk heb je een aardige basis voor een eenvoudig verbeterplan.
  • Download de officiële assessment tool van het IAM, maar je moet hiervoor wel betalend lid zijn. Hiermee toets je jezelf ten opzichte van ISO 55001, maar de tool is niet altijd even handig.
  • Doe een volledige ISO 55001 gap analyse. Normaalgesproken gaat dit met een 1-daagse of 2-daagse groepsassessment. Bijvoorbeeld met onze Asset Management Workbench, die volledig ISO 55001 compliant is en bijzonder geschikt is voor groepen. Of met andere assessment tools.
    Het resultaat van zo’n assessment is een concreet verbeterplan voor assetmanagement. Waar staan we nu? Waar willen we naar toe? Wat moeten we doen om daar te komen, wanneer, wat gaat het kosten en wat levert het op? Zo’n gap analyse is ook nu met de online vergadertools goed mogelijk.

Op welke wijze je het ook doet, het verbeterplan geeft je een goede basis voor de verdere implementatie en verbetering van assetmanagement. Om nu al de eerste stappen te kunnen zetten. Of voor later, als het coronavirus voorbij is.

Bonus tip: Laat IES je helpen!

Je kunt zelf prima aan de slag met deze tips. En daarmee assetmanagement een stapje verder brengen, ook in deze tijden van het coronavirus. Maar alleen is maar alleen. We kunnen je misschien helpen. Hoe?

  1. Kijk eens rond op onze website. Je vindt er veel interessante casebeschrijvingen en artikelen.
  2. Doe de gratis online assetmanagement quickscan van IES. Dan krijg je snel een idee hoe je er met assetmanagement voor staat.
  3. IES organiseert de komende periode enkele webinars over onderwerpen als assetmanagementplannen, besluitvorming in assetmanagement en maintenance engineering. Check regelmatig onze website of Linkedinpagina voor meer informatie hierover. Als je toch op onze Linkedinpagina bent, zet dan meteen ‘volgen’ even aan!
  4. En ons mooiste aanbod krijg je natuurlijk als laatste:

Samen sparren over jouw assetmanagement aanpak in tijden van het coronavirus kan natuurlijk ook! Daarmee maak je gebruik van onze uitgebreide kennis en ervaring.

Wij hebben het volgende aanbod voor je:

  • 1 uur gratis sparring partner tijd met een van onze assetmanagement professionals, waarin we met elkaar jouw voorgestelde aanpak voor assetmanagement bespreken of samen bekijken welke aanpak het beste bij jouw situatie zou passen.
  • We overleggen via MS Teams of Skype.
  • Na een uur heb je helder hoe je met assetmanagement in je organisatie de volgende stap kunt zetten en je daarmee assetmanagement kunt laten bijdragen aan de duurzame groei van je organisatie. Hoe je deze stap dan verder oppakt is uiteraard aan jou.