Informatiemanagement bij HTM

HTM

HTM spant zich al 150 jaar in voor het beste openbaar vervoer in de Haagse regio. Ruim 2000 medewerkers zijn verantwoordelijk voor het veilig, op tijd en comfortabel vervoeren van vele miljoenen reizigers. IES Asset Management (IES) is langjarig betrokken bij de afdeling Railvoertuigen van HTM voor het opstellen van onder andere onderhoudsconcepten en -plannen, het verbeteren van de werkstroom, en het implementeren van het garantieproces van de nieuwe trams.

De Safety Case die hoort bij de toelating van (nieuw) materieel maakt dat er behoefte is om het informatiebeheer te verbeteren voor de nieuwe tram. De eigenlijke vraag is echter groter. In de afgelopen 30 jaar werden meer dan 2,5 miljoen documenten op de netwerkschijven binnen de afdeling opgeslagen. Er wordt met vele verschillende systemen gewerkt en dezelfde informatie is op meerdere plekken opgeslagen en daar daardoor moeilijk te vinden. Met inefficiëntie als gevolg.

De invoering van SharePoint als nieuw informatie- en documentmanagementsysteem gaf het momentum om hier verandering in te brengen. Door de ervaring van IES met verandermanagement in combinatie met het (opnieuw) inrichten van informatiesystemen werd IES gevraagd te helpen deze verandering vorm te geven.

Resultaat

• IES heeft in de eerste plaatst de Safety Case beschikbaar gemaakt binnen SharePoint
• Vervolgens is het raamwerk voor het systeem uitgewerkt
• Daarna is gestart met een pilot op één type asset (de tram)
• Het proof-of-concept leverde betrokkenheid en enthousiasme op bij medewerkers en vormde de basis voor het uiteindelijke ontwerp van het informatiesysteem (SharePoint)
• Deze resultaten zijn vervolgens met succes uitgerold naar de overige assets en processen
• IES heeft hierbij de samenwerking tussen de interne teams en de met de externe ICT afdeling gestimuleerd
• De informatiebeheerder is door learning-by-doing wegwijs geworden met het informatiesysteem. Gezamenlijk hebben we een training opgezet voor alle gebruikers

Aanpak

De versnippering van de informatie, de grote getallen en de scope van de organisatie maken een planmatige aanpak noodzakelijk. IES begeleidt daarbij de samenwerking tussen informatiebeheerder én de ICT-afdeling om het nieuwe informatiesysteem (SharePoint) op de zetten. In brainstormsessies stelt IES samen met de gebruikers van verschillende afdelingen het raamwerk op. Hierbij is gekozen om te starten met een pilot voor de tram gezien het een van de nieuwste assets van HTM is. Door in de pilot het voordeel van een informatiesysteem aan te tonen is draagvlak in de organisatie ontstaan. Stap voor stap is de functionaliteit als een olievlek uitgebreid.
Het inrichten van een nieuw informatiesysteem is een taak erbij voor de medewerkers van HTM. Het is dan ook essentieel dat het ‘waarom’ voor iedereen helder is en gebruikers te betrekken bij het opzetten van het systeem. Door het geleidelijk invoeren en trainen van de gebruikers in alle lagen van de organisatie raakte men bekend het nieuwe systeem.